🔹 ① CÂU IT COMTOR DÙNG KHI TRAO ĐỔI VỚI KHÁCH NHẬT

1. Báo website có lỗi

システムに不具合が発生しております。
Hệ thống đang xảy ra lỗi.

現在、ウェブサイトに不具合が確認されております。
Hiện tại đã xác nhận website có lỗi.

ただいま調査中でございます。
Hiện tại chúng tôi đang điều tra.

エンジニアが対応しております。
Kỹ sư đang xử lý.

2. Báo đang bảo trì

現在システムメンテナンス中です。
Hiện đang bảo trì hệ thống.

メンテナンスは○時までの予定です。
Dự kiến bảo trì đến … giờ.

一時的にサービスがご利用いただけません。
Dịch vụ tạm thời không sử dụng được.

3. Báo đã khắc phục xong

不具合は修正されました。
Lỗi đã được sửa.

現在は正常に動作しております。
Hiện tại hệ thống hoạt động bình thường.

お手数ですが、再度ご確認をお願いいたします。
Phiền anh/chị vui lòng kiểm tra lại.

4. Khi cần khách cung cấp thêm thông tin

詳細を教えていただけますでしょうか。
Anh/chị vui lòng cho thêm chi tiết.

エラーの画面を送っていただけますか。
Anh/chị gửi giúp ảnh màn hình lỗi.

5. Khi có đơn hàng mới

ウェブサイトより新しい注文を受信しました。
Website đã nhận được đơn hàng mới.

注文内容を確認いたします。
Chúng tôi sẽ kiểm tra nội dung đơn hàng.

🔹 ② MẪU MAIL IT COMTOR – WEBSITE CÓ LỖI

📩 Mẫu 1 – Lịch sự chuẩn công ty

件名：【ご連絡】システム不具合について

〇〇様

いつもお世話になっております。

現在、貴社ウェブサイトに一部不具合が発生していることを確認しております。
ただいまエンジニアが調査・対応を行っております。

ご不便をおかけし誠に申し訳ございません。
復旧次第、改めてご連絡いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

🔹 ③ MẪU MAIL – BÁO ĐANG BẢO TRÌ

件名：【ご案内】システムメンテナンスのお知らせ

〇〇様

現在、システムメンテナンスを実施しております。
メンテナンス中は一時的にサービスをご利用いただけない場合がございます。

メンテナンスは〇時までの予定です。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

🔹 ④ MẪU MAIL – ĐÃ SỬA XONG

件名：【復旧完了】システム不具合の対応について

〇〇様

お待たせいたしました。
発生しておりました不具合は修正が完了し、現在は正常に動作しております。

お手数ですが、再度ご確認いただけますでしょうか。

何かございましたらご連絡ください。

🔹 ⑤ MẪU MAIL – CÓ ĐƠN HÀNG MỚI

件名：【ご連絡】新しいご注文を受信しました

〇〇様

ウェブサイトより新しいご注文を受信いたしました。
現在、内容を確認しております。

問題がなければ、手続きを進めさせていただきます。
よろしくお願いいたします。

🔷 ① MẪU CHAT IT COMTOR – BÁO LỖI WEBSITE

📌 Báo có lỗi

現在、サイトに不具合が発生しております。
ただいま調査中でございます。

📌 Đang nhờ kỹ sư xử lý

エンジニアに確認しております。
少々お時間をいただけますでしょうか。

📌 Khi cần thông tin thêm

詳細を教えていただけますでしょうか。
エラー画面のスクリーンショットをお送りいただけると助かります。

📌 Khi đã sửa xong

お待たせいたしました。
不具合は修正されました。
お手数ですが、再度ご確認をお願いいたします。

🔷 ② MẪU CHAT – KHI ĐANG BẢO TRÌ

現在、システムメンテナンス中でございます。
メンテナンス終了は〇時の予定です。

メンテナンス中は一時的にサービスがご利用いただけません。

🔷 ③ MẪU CHAT – KHI CÓ ĐƠN HÀNG MỚI

ウェブサイトより新しいご注文を受信しました。
内容を確認しております。

問題がなければ、そのまま処理を進めます。

🔷 ④ MẪU クレーム対応 (Khi khách phàn nàn)

📌 Xin lỗi chuẩn Nhật

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。

📌 Khi đang điều tra

現在、原因を調査しております。
分かり次第すぐにご連絡いたします。

📌 Khi lỗi do hệ thống

システム側の不具合が原因であることを確認いたしました。

📌 Khi đưa ra giải pháp

こちらで対応させていただきます。
修正後、改めてご連絡いたします。

🔷 ⑤ MẪU MAIL XỬ LÝ KHÁCH PHÀN NÀN (IT)

件名：【お詫び】システム不具合について

〇〇様

この度は、システム不具合によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

現在、原因の調査および修正作業を行っております。
対応が完了次第、速やかにご連絡いたします。

何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

🔴 ⑥ Khi công việc bị trễ (納期遅延)

Báo sắp trễ

現在、作業が想定より時間がかかっております。
納期が少し遅れる可能性がございます。

Xin gia hạn

誠に恐れ入りますが、
納期を〇日まで延長していただくことは可能でしょうか。

Nói nhẹ nhàng kiểu Nhật

より正確な対応のため、少々お時間をいただければ幸いです。

🔴 ⑦ Khi hệ thống bị lỗi nghiêm trọng (障害発生)

Báo có sự cố

現在、システム障害が発生しております。

一部のユーザー様がサービスをご利用いただけない状況です。

Đang xử lý

エンジニアが緊急対応を行っております。

復旧作業を最優先で進めております。

Khi chưa biết nguyên nhân

現在、原因を調査中です。
詳細が分かり次第ご連絡いたします。

🔴 ⑧ Khi đã khôi phục xong

〇時〇分にシステムは復旧いたしました。

現在は通常通りご利用いただけます。

🔴 ⑨ Khi khách hỏi “khi nào xong?”

現時点では〇時ごろの復旧を予定しております。
状況により前後する可能性がございます。

🔴 ⑩ Mẫu mail khi hệ thống sập

件名：【障害発生のお知らせ】

〇〇様

現在、弊社システムにて障害が発生しており、
一部サービスがご利用いただけない状況です。

現在、復旧作業を最優先で進めております。
復旧次第、改めてご連絡いたします。

ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。